Khởi nghiệp tại Việt Nam cần lưu ý những vấn đề gì liên quan đến pháp luật? Bài viết này sẽ cung cấp các thông tin cần thiết giúp các nhà sáng lập Startup trả lời câu hỏi này.

Đăng ký thành lập doanh nghiệp

Đăng ký kinh doanh là một trong những bước cơ bản, cần thiết và quan trọng nếu chủ doanh nghiệp mong muốn đưa sản phẩm vào thị trường để kinh doanh về lâu dài. Việc thành lập doanh nghiệp theo đúng quy trình pháp luật vừa bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có được lòng tin của khách hàng và nhà đầu tư. Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN). Như vậy, GCNĐKDN là tài liệu chứng minh về sự ra đời hợp pháp của Startup.

Những nội dung chính nhà sáng lập cần xem xét trước khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp được phân tích rõ hơn bên dưới.

Chọn tên doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp là dấu hiệu nhận biết và phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Bên cạnh việc đặt tên nhằm gây ấn tượng với khách hàng, chủ doanh nghiệp phải tuân thủ cách đặt sao cho hợp pháp. Tên doanh nghiệp được đăng ký gồm 03 phiên bản là tên tiếng Việt, tên nước ngoài và tên viết tắt.

Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai yếu tố theo thứ tự: Loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Trong đó:

• Loại hình doanh nghiệp là một trong loại sau: công ty trách nhiệm hữu hạn , công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân. Tùy thuộc vào số lượng người tham gia góp vốn và mức độ mở cho phép bổ sung thêm người mới tham gia góp vốn, các nhà sáng lập cần cân nhắc để lựa chọn loại hình phù hợp với doanh nghiệp của mình.

• Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Tên nước ngoài của doanh nghiệp là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ Latin. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.

Tên viết tắt của doanh nghiệp được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.

Bên cạnh đó, khi đặt tên cho doanh nghiệp, cần tránh phạm những điều cấm sau:

– Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký;

– Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó;

– Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Chọn ngành nghề kinh doanh

Ngoài việc đặt tên, các Startup cần xác định ngành nghề kinh doanh cụ thể cho doanh nghiệp của mình.

Startup chọn ngành nghề kinh doanh trong danh mục ngành nghề kinh doanh tại Quyết định 27/2018/QĐ-TTg. Startup có quyền tự do kinh doanh loại trừ các ngành nghề cấm đầu tư kinh doanh (ví dụ như kinh doanh chất ma túy, dịch vụ mại dâm, mua bán người, nội tạng người, đòi nợ…).

Ngành nghề kinh doanh có 2 loại gồm ngành nghề kinh doanh có điều kiện và ngành nghề kinh doanh không có điều kiện. Danh sách ngành nghề kinh doanh có điều kiện được quy định giới hạn trong luật và cập nhật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khi thuộc các ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì ngoài Giấy phép kinh doanh do Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp thì Startup có thể phải có thêm một loại giấy tờ quan trọng, thường được gọi là Giấy phép con, hay Giấy phép kinh doanh, theo quy định riêng cho ngành nghề kinh doanh có điều kiện đó.

Trong quá trình kinh doanh, Startup có thể thay đổi ngành nghề kinh doanh (như bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh mới hoặc bỏ ngành nghề kinh doanh cũ) nhưng đồng thời phải báo cáo kịp thời cho Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền. Doanh nghiệp sẽ không bị phạt khi kinh doanh ngành nghề chưa đăng ký nhưng sẽ bị phạt khi không kịp thời thông báo sự thay đổi ngành nghề kinh doanh tới Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Xác định địa chỉ trụ sở chính

Về mặt pháp lý, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và phải được làm biển hiệu nhận diện trụ sở tại địa chỉ được đăng ký. Hãy lưu ý rằng doanh nghiệp không được đặt địa chỉ trụ sở chính tại căn hộ chung cư, nhà tập thể vì pháp luật về nhà ở cấm việc sử dụng căn hộ chung cư, nhà tập thể cho mục đích kinh doanh.

Về mặt thực tiễn, khi chọn trụ sở kinh doanh, startup cần lưu ý:

• Nên lựa chọn trụ sở chính công ty ổn định lâu dài.
• Trường hợp thuê trụ sở thì bên cho thuê phải là chủ sở hữu của công trình trụ sở hoặc nếu không phải là chủ sở hữu thì bên cho thuê phải được chủ sở hữu đồng ý cho thuê lại công trình trụ sở đó.
• Cơ quan quản lý thuế trực tiếp doanh nghiệp sẽ là cơ quan quản lý thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Ví dụ: trụ sở chính của doanh nghiệp đặt tại Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh thì cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp đó sẽ là Chi cục thuế Quận 3.

Góp vốn điều lệ

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các nhà sáng lập được góp vào doanh nghiệp khi thành lập doanh nghiệp. Tài sản góp vốn có thể bằng tiền (Việt Nam đồng hoặc ngoại tệ), vàng, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, hoặc tài sản khác có thể định giá được bằng Đồng Việt Nam.

Các nhà sáng lập có trách nhiệm góp đủ vốn điều lệ trong vòng 90 ngày kể từ ngày doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu vốn điều lệ không được góp đủ và đúng hạn thì sau khi hết hạn góp vốn nói trên, doanh nghiệp cần phải đăng ký lại vốn điều lệ để ghi nhận số vốn thực góp vào doanh nghiệp bởi các nhà sáng lập.

Số vốn điều lệ không bắt buộc tối thiểu là bao nhiêu, ngoại trừ những ngành nghề yêu cầu phải có vốn pháp định tối thiểu như là logistics, chứng khoán, ngân hàng, bảo hiểm, …

Xác định người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp đó thực hiện các trao đổi, hành động đối với các đối tượng khác ngoài doanh nghiệp (ví dụ như đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng; thay mặt doanh nghiệp dự các phiên tòa giải quyết tranh chấp, ký tên lên các công văn/thông báo chính thức của doanh nghiệp).

Các chức vụ có thể làm người đại diện theo pháp luật của công ty có thể là Chủ tịch Hội đồng quản trị (với công ty cổ phần), Chủ tịch công ty (với công ty trách nhiệm hữu hạn), Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Công ty có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật nhưng điều lệ công ty sẽ quy định rõ số lượng và chức vụ cụ thể giữ vai trò là người đại diện theo pháp luật, cũng như quyền và nghĩa vụ cụ thể của từng người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Các nhà sáng lập có thể lựa chọn tự mình hoặc thuê người khác giữ chức vụ được chọn làm người đại diện theo pháp luật. Thực tiễn cho thấy với các startup có nguồn lực tài chính hạn chế thì để tiết kiệm chi phí vận hành, nhà sáng lập thường không thuê người khác giữ các chức vụ này mà tự mình giữ chức vụ được chọn làm người đại diện theo pháp luật, ví dụ: Giám đốc hay Chủ tịch Hội đồng Quản trị.

Soạn thảo điều lệ công ty

Điều lệ công ty là một trong những văn bản bắt buộc phải có trong hồ sơ đăng ký thành lập các loại hình doanh nghiệp sau: Công ty hợp danh, Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty cổ phần. Riêng đối với doanh nghiệp tư nhân thì không cần loại văn bản này.

Điều lệ quy định các vấn đề cơ bản như thông tin công ty, chủ sở hữu, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, cơ cấu công ty,… mà trong đó, nội dung quan trọng nhất của điều lệ là việc phân bổ quyền quyết định các vấn đề trong hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó, các sáng lập viên cần thỏa thuận kỹ lưỡng để soạn thảo được bản Điều lệ vừa hợp pháp, phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, vừa cân bằng với quyền lợi của các nhà sáng lập. Điều này sẽ giúp nhà sáng lập giảm thiểu những tranh chấp về sau.

Mở tài khoản ngân hàng và cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng với cơ quan quản lý thuế

Về mặt pháp lý, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng để:

• Nhận tiền góp vốn điều lệ từ các nhà sáng lập
• Sử dụng tài khoản ngân hàng để nộp thuế cho nhà nước

Ngoài ra, trên thực tế tài khoản ngân hàng này sẽ được dùng để thu tiền bán hàng hoặc phí dịch vụ của doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát việc chi tiêu của doanh nghiệp, quản lý tốt vấn đề tài chính doanh nghiệp.

Thực hiện các thủ tục cần thiết để bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ của Startup

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng giá trị tài sản trí tuệ, cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, có khả năng sinh ra lợi nhuận trong tương lai và dần trở nên có giá trị hơn.

Dù pháp luật Việt Nam không bắt buộc doanh nghiệp phải đăng ký quyền sở hữu trí tuệ nhưng các startup vẫn nên đăng ký bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ bởi việc này mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thực tiễn như sau:

• Nếu người khác xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của Startup thì Startup sẽ được bảo vệ quyền lợi: được nhận bồi thường và được yêu cầu chấm dứt vi phạm.
• Khi Startup gọi vốn, các nhà đầu tư sẽ cảm thấy yên tâm hơn vì giảm thiểu rủi ro về quyền sở hữu trí tuệ.

Theo pháp luật Việt Nam thì đối tượng của quyền sở hữu trí tuệ rất đa dạng như:

• Các tác phẩm văn học, nghệ thuật, khoa học; cuộc biểu diễn, bản ghi âm, ghi hình, chương trình phát sóng, tín hiệu vệ tinh mang chương trình được mã hóa;
• Sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, thiết kế bố trí mạch tích hợp bán dẫn, bí mật kinh doanh, nhãn hiệu, tên thương mại, chỉ dẫn địa lý;
• Vật liệu nhân giống, vật liệu thu hoạch.

Với các startup công nghệ, thì các tài sản trí tuệ là chương trình máy tính, sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu, tên thương mại cần được lưu tâm hơn cả.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đầu tư thuê một bên khác sáng tạo các tài sản trí tuệ (công ty thiết kế nhãn hiệu, nhân viên công ty, v..v..) thì doanh nghiệp cần phải lập một thỏa thuận bằng văn bản xác nhận rằng doanh nghiệp là chủ sở hữu quyền sở hữu trí tuệ và quy định về trách nhiệm bảo mật thông tin liên quan đến tài sản trí tuệ đó.